WS One, satu aplikasi untuk enam urusan sekolah
Absensi, ujian online, e-learning, keuangan, perpustakaan, dan surat-menyurat tata usaha berjalan di satu tempat. Daftar siswa diisi satu kali, lalu dipakai keenamnya.
Dari jam masuk sampai jam pulang
Urutan di bawah mengikuti jam sekolah. Tiap baris memuat satu pekerjaan yang biasanya paling menyita waktu petugas.
Siswa berdiri sebentar di depan kamera. Namanya muncul di layar, jam masuknya tersimpan, dan terdengar suara penanda. Antrean di pintu masuk jalan terus karena tidak ada tombol yang perlu ditekan.
Daftar siswa yang terlambat dan belum hadir bisa dibuka dari ponsel. Wali kelas tidak perlu menunggu rekap petugas piket.
Guru membuka ujian dengan kode, siswa mengerjakan, dan nilai pilihan ganda keluar begitu waktunya habis.
Materi diunggah sekali, siswa satu rombel langsung bisa mengunduhnya. Tugas diberi tenggat, dan yang mengumpulkan tercatat sendiri.
Pembayaran dicatat, kuitansi langsung dicetak, dan sisa tagihan siswa itu ikut berubah saat itu juga.
Petugas memilih nama siswa dan judul bukunya. Tanggal kembali dan hitungan dendanya mengikuti aturan yang sudah disetel.
Surat dicatat di buku agenda, lalu diteruskan ke kepala sekolah untuk disposisi. Arsipnya tersimpan dan mudah dicari lagi.
Kehadiran, pembayaran, dan peminjaman hari itu sudah tersusun sendiri. Petugas tinggal mencetaknya atau mengunduhnya untuk dibuka di Excel.
Enam bagian yang memakai satu akun
Tiap bagian bisa dipakai sendiri-sendiri. Yang membuatnya nyambung adalah daftar siswa, guru, dan kelas yang dibaca bersama.
Siswa absen sendiri dengan menghadap kamera. Kalau wajahnya belum terekam, kartu pelajar ber-QR tetap bisa dipakai.
- Kehadiran harian, per kelas, per pelajaran, dan guru
- Izin dan sakit lengkap dengan surat serta persetujuannya
- Jadwal pelajaran yang menolak bentrok guru, kelas, dan ruang
- Kartu pelajar ber-QR siap cetak, plus versi di ponsel siswa
- Jejak tiap percobaan absen, termasuk yang ditolak
Ulangan harian sampai ujian sekolah dikerjakan di komputer atau ponsel. Nilai pilihan ganda keluar sendiri begitu ujian selesai.
- Kumpulan soal: pilihan ganda, isian, dan benar-salah
- Ujian dibuka dengan kode, urutan soal bisa diacak
- Guru memantau siapa yang sedang mengerjakan
- Jawaban uraian dinilai guru, hasilnya bisa dicetak
- Soal boleh memuat rumus matematika
Guru membagikan materi dan tugas ke rombel tertentu, siswa mengumpulkan lewat aplikasi yang sama.
- Materi berupa berkas maupun tautan
- Tugas bertenggat, jawaban diunggah siswa
- Penilaian jawaban beserta catatan guru
- Rekap nilai per kelas dan per mapel
Uang sekolah tercatat mulai dari penetapan besarannya sampai laporan bulanan.
- Tagihan sekelas sekaligus, boleh dicicil
- Kuitansi langsung bisa dicetak
- Catatan uang masuk dan uang keluar
- Lima laporan keuangan siap cetak
- Tutup buku per bulan supaya angka lama tidak berubah
Koleksi buku, peminjaman, dan denda tercatat di aplikasi, jadi buku besar manual tidak dipakai lagi.
- Daftar buku beserta jumlah dan letak raknya
- Pinjam, kembali, dan perpanjang
- Denda terhitung sesuai aturan sekolah
- Buku tamu pengunjung perpustakaan
Alasan sekolah memilih WS One
Delapan hal berikut yang paling sering ditanyakan sebelum sekolah memutuskan.
Siswa tidak menekan tombol atau menempelkan jari. Cukup berdiri sebentar sampai namanya muncul di layar.
Sebelum kehadirannya dicatat, siswa diminta berkedip dan mengikuti gerakan kecil. Foto di layar ponsel tidak akan lolos.
Kalau kamera bermasalah atau wajah siswa belum terekam, absennya bisa lewat kartu pelajar ber-QR di mesin yang sama.
Kelas siswa diubah satu kali dan semua bagian ikut mengikutinya, jadi isinya tidak berbeda antarbagian.
Menu yang terbuka mengikuti tugas masing-masing. Wali kelas tidak melihat menu keuangan, begitu juga sebaliknya.
Kop dan nama sekolah sudah terpasang. Berkasnya bisa langsung dicetak atau dibuka di Excel.
Daftar siswa dan guru dimasukkan dari Excel. Contoh formatnya kami sediakan supaya isinya tinggal disalin.
Satu yayasan boleh menaungi beberapa sekolah. Data tiap sekolah tetap berdiri sendiri dan tidak saling terbuka.
Tampilan yang dipakai petugas tiap hari
Menunya sedikit dan namanya memakai istilah yang biasa dipakai di sekolah. Petugas umumnya sudah lancar setelah beberapa hari mencoba.
Beberapa aplikasi terpisah dibanding WS One
Bedanya paling terasa di pekerjaan harian tata usaha.
| Hal | Pakai beberapa aplikasi | Pakai WS One |
|---|---|---|
| Tempat data | Tiap aplikasi menyimpan datanya sendiri-sendiri. | Semua bagian memakai data yang sama. |
| Data siswa | Diketik ulang di tiap aplikasi, sering jadi beda-beda. | Diisi sekali, dipakai semua bagian. |
| Akun guru | Satu guru memegang beberapa akun dan beberapa alamat. | Satu akun, satu alamat, menu sesuai tugasnya. |
| Laporan | Digabung manual di Excel bila butuh lintas bidang. | Sudah tersedia, tinggal dicetak atau diunduh. |
| Pembaruan aplikasi | Diperbarui satu per satu, versinya bisa ketinggalan. | Cukup sekali, semua bagian ikut diperbarui. |
| Biaya | Berlangganan sendiri-sendiri untuk tiap aplikasi. | Satu langganan sudah mencakup bagian yang aktif. |
| Kalau ada kendala | Bertanya ke pihak berbeda untuk tiap aplikasi. | Satu tim yang membantu untuk semuanya. |
Yang perlu disiapkan sekolah
Sebagian besar sekolah sudah punya semua ini. Alat khusus tidak perlu dibeli.
Satu unit untuk mesin absensi di dekat pintu masuk. Komputer biasa sudah cukup.
Webcam biasa setinggi wajah. Kalau laptop, kamera bawaannya bisa dipakai.
Internet sekolah yang biasa dipakai sehari-hari.
Daftar dalam bentuk Excel. Kalau isinya belum rapi, kami yang merapikan saat penyiapan.
Satu orang dari sekolah sebagai pengelola, biasanya dari tata usaha.
Dipakai guru yang ingin membuka aplikasi dari dalam kelas. Sifatnya pelengkap saja.
Empat langkah sampai sekolah siap pakai
Di kebanyakan sekolah, persiapannya selesai dalam beberapa hari kerja.
Ceritakan jumlah siswa dan bagian mana yang ingin dibenahi lebih dulu. Dari situ kami bantu pilihkan paketnya.
Sekolah mendapat alamat dan akun sendiri. Nama, logo, jam masuk, dan hari libur kami setel sekalian.
Daftar siswa, guru, dan kelas kami masukkan dari Excel. Petugas dilatih lewat Google Meet dan video.
Sekolah mulai memakai aplikasinya. Kalau ada yang membingungkan di minggu-minggu awal, tinggal WhatsApp tim kami.
Yang sering ditanyakan sekolah
Kalau pertanyaan Anda belum ada di sini, tanyakan lewat WhatsApp.